Privacy Policy

Atletiek- en wandelsportvereniging Astylos hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en welke maatregelen zijn genomen om te voldoen aan de wetgeving op het gebied van de privacyregels.

Astylos houdt persoonsgegevens bij van leden, ouders van leden en van andere betrokkenen. Persoonsgegevens horen bij een persoon; voorbeelden zijn een telefoonnummer, adres, leeftijd. Astylos heeft de gegevens nodig om de vereniging te kunnen besturen, om de administratie te kunnen voeren en om de betrokkenen van de nodige informatie te kunnen voorzien. Het opslaan, gebruiken, aanpassen en delen van gegevens heet “gegevensverwerking”. Astylos moet zich daarbij houden aan wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.  Astylos moet zich houden aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  Dit brengt met zich mee dat Astylos en de mensen die namens Astylos actief zijn:

• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en je rechten respecteren.
• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen die door de Atletiekunie zijn geadviseerd, zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens voldoet aan de geldende normen;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

Als atletiek- en wandelsportvereniging Astylos zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door  Atletiekvereniging Astylos verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Voor registratie als lid en hieraan gekoppelde verplichtingen zoals innen contributie;
• Voor het aanmelden als lid bij de Atletiekunie via Sportlink;
• Voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• Voor het meedoen aan activiteiten georganiseerd door de Astylos of de Atletiekunie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het aangaan van een lidmaatschap met de vereniging en Atletiekunie

Voor de bovenstaande doelstellingen kan de Atletiekvereniging Astylos de volgende persoonsgegevens van je vragen:

• Achternaam
• Voorletters
• Roepnaam
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Geboortedatum
• Geslacht
• Telefoon (vast en/of mobiel)
• E-mailadres
• Tak van sport (hardlopen, jeugdatletiek, wandelen)
• Wedstrijdlicentie

Jouw persoonsgegevens worden door Atletiekvereniging Astylos opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Deze gegevens worden beheerd door de ledenadministrateur en zijn alleen door de ledenadministrateur, penningmeester, secretaris en voorzitter van de vereniging in te zien. Daarnaast zijn deze gegevens bekend bij de Atletiekunie.

Aan iedere trainer wordt op papier een ledenlijst verstrekt met een beperkt aantal persoonsgegevens, zijnde Naam, Telefoonnummer, en E-mailadres.

Op verzoek van ouders/voogd van jeugdleden kunnen trainers bijzondere omstandigheden van een jeugdlid vastleggen waar tijdens een training of wedstrijd rekening mee gehouden dient te worden. Deze bijzonderheden worden niet vastgelegd in het ledenbestand van Astylos.

Regels voor de website en social media

Op social media (Facebook, Instagram, etc) en de website astylos.nl worden ter promotie van de Atletiekvereniging Astylos regelmatig foto’s geplaatst. Indien personen zich herkennen op de foto en hier bezwaar tegen hebben kunnen zij dit kenbaar maken. Men kan een e-mail sturen naar info@astylos.nl  met het verzoek om deze te laten verwijderen.

Nadere richtlijnen zijn te vinden in de gedragscode-Astylos elders op deze site.

Google Analytics

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op Uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over Uw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten.

Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het registeren als lid van de Atletiekunie
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. We zullen gegevens nooit zonder toestemming vooraf delen voor commerciële doeleinden.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Astylos bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Astylos van jouw gegevens kennis kunnen nemen, moeten zich houden aan de wettelijke regels.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Als iemand een kwetsbaarheid in onze systemen ontdekt, dan verzoeken we om die aan ons door te geven, zodat we de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen kunnen verbeteren.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.  Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact op met één van de bestuursleden of stuur je vraag naar info@astylos.nl!

Contactgegevens

Atletiek- en wandelvereniging Astylos
Bezoekadres:
Predikbroedersweg 10
4003 AL  Tiel
Tel. 0344 632 337
info@astylos.nl