Privacy beleid Astylos Tiel

Astylos wil zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van haar leden. In dit Privacy beleidsdocument lees je over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Astylos wil voldoen aan de wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat Astylos in ieder geval:

• Persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn hieronder beschreven;
• Schriftelijke toestemming vraagt als wij deze gegevens willen gebruiken voor een ander doel;
• Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte is van de rechten van haar leden omtrent hun persoonsgegevens en de leden hierop wijzen.

Astylos is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van haar leden. Als je na het doorlezen van dit document nog vragen hebt, neem dan contact op via ledenadministratie@astylos.nl.

Verwerking van persoonsgegevens

Dit betreft persoonsgegevens van leden maar ook ereleden, ploegleiders, juryleden, kaderleden, e.d.

Persoonsgegevens kunnen door Astylos worden gebruikt voor:

• Administratieve doeleinden
• Communicatie over verenigingszaken
• Het uitvoeren van de activiteiten zoals trainingen en wedstrijden

Astylos mag deze gegevens gebruiken op basis van het inschrijfformulier voor lidmaatschap van Astylos. Het formulier is de Overeenkomst en dit vormt de Grondslag voor het gebruik.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) vraagt Astylos de volgende persoonsgegevens:

• Achternaam;
• Tussenvoegsel;
• Voorletters;
• Roepnaam;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Adres;
• Postcode;
• Woonplaats;
• Telefoonnummer;
• Mobiel
• E-mailadres;

Verwerking van persoonsgegevens van proefleden

Persoonsgegevens van proefleden worden door Astylos gebruikt voor:

• Administratieve doeleinden
• Communicatie over verenigingszaken
• Het uitvoeren van de proeftrainingen

Astylos mag deze gegevens gebruiken op basis van het inschrijfformulier voor proeflidmaatschap of starterscursus van Astylos. Het formulier is de Overeenkomst en dit vormt de Grondslag voor het gebruik.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) vraagt Astylos de volgende persoonsgegevens:

• Achternaam;
• Tussenvoegsel;
• Voorletters;
• Roepnaam;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Adres;
• Postcode;
• Woonplaats;
• Telefoonnummer;
• Mobiel
• E-mailadres;

Persoonsgegevens worden door Astylos opgeslagen totdat de proefperiode is afgelopen.

Als je lid wordt, dan worden de gegevens ingevoerd in het systeem en volgt aanmelding bij de atletiekunie. Anders worden depersoonsgegevens verwijderd uit de administratie.

Regels voor de website en social media

Op social media (Facebook, Instagram, etc) en de website astylos.nl worden ter promotie van de Atletiekvereniging Astylos regelmatig foto’s geplaatst. Indien personen zich herkennen op de foto en hier bezwaar tegen hebben kunnen zij dit kenbaar maken. Men kan een e-mail sturen naar info@astylos.nl  met het verzoek om deze te laten verwijderen. Nadere richtlijnen zijn te vinden in de gedragscode-Astylos elders op deze site.

Google Analytics

De website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op Uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over Uw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan Astylos geeft kunnen aan derde partijen worden verstrekt indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Astylos maakt gebruik van een derde partij voor:

• Het leveren van software voor onze (financiële) administratie door Sportlink
• Het verzorgen van de wedstrijdadministratie door de Atletiekunie
• Het verzorgen van de licentieadministratie door de Atletiekunie
• Het verzorgen van de licentieadministratie door de KWBN voor wandelaars

Astylos geeft geen persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee geen Verwerkersovereenkomst is afgesloten. Met partijen met wie Astylos wel een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten, zoals het beheer van de website,  worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van de persoonsgegevens van de leden te waarborgen. Verder zal Astylos de door leden verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is als de politie in het kader van een onderzoek(persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval moet Astylos haar medewerking verlenen en zijn wij verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kan Astylos de persoonsgegevens van een lid /leden delen met derden als het betreffende lid / de betreffende leden ons hier schriftelijk toestemming voor geeft / geven.

Binnen de EU

Astylos verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die zijn gevestigd buiten de EU. Het Astylos bestuur gebruikt voor het opslaan van documenten om die reden een cloud met storage in Nederland.

Minderjarigen

Astylos verwerkt alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Astylos bewaart persoonsgegevens van leden gedurende de looptijd van het lidmaatschap en tot 2 jaar na beëindiging. Daarna worden deze gegevens geanonimiseerd in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Beveiliging

Astylos heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens

Van de leden te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, bijvoorbeeld:

• Alle personen (dit zijn bestuurders, trainers of andere vrijwilligers) die namens Astylos gegevens van leden kunnen inzien, moeten een vertrouwelijkheidsverklaring tekenen. Uitsluitend de hoogstnoodzakelijk informatie wordt gedeeld.
• De (leden-)administratie van Astylos hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op de betreffende systemen;
• De (leden-)administratie van Astylos anonimiseert en zorgt voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• De (leden-)administratie van Astylos maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• Het bestuur laat jaarlijks de maatregelen testen en evalueren door de coördinator Privacy.
• Het bestuur informeert de leden en vrijwilligers via de website en waar nodig op andere wijze over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten van leden omtrent hun gegevens

Je hebt het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jouw ontvangen hebben. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens(of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Je hebt als lid het recht om de door jou verstrekte gegevens door Astyloste laten overdragen aan jezelf of aan eenandere partij. Astylos kan je in dat geval vragen om een legitimatiebewijs.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je om hierover direct contact met de ledenadministratie op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

ledenadministratie@astylos.nl

Deze verklaring is bijgewerkt dd. 23-01-2019 door de privacy werkgroep. Voor de Privacyverklaring heeft de vereniging zich zo goed mogelijk geïnformeerd. Het bestuur heeft deze verklaring goedgekeurd op basis van de bij haar aanwezige kennis van zaken.

De privacy policy kan wijzigen, doordat er zaken bij Astylos Tiel veranderen. Lees daarom deze policy regelmatig opnieuw.

Tenslotte:

Astylos is een vereniging. Alle werkzaamheden worden gedaan door de leden zelf. Het kan zijn dat je iets mist in dit document of dat je constateert dat er iets in de vereniging niet in de haak is op het gebied van de privacy van gegevens. Dat is een zaak van ons allemaal dus ook van jouzelf. Als je iets bijzonders ziet of iets wat niet goed gaat, neem dan s.v.p. contact op met de ledenadministratie of het bestuur.